هنگام ارزیابی نرم افزارهای حسابداری، بسیار حیاتی است که ماژول هایی که توسط نرم افزار حسابداری ارائه می شود مورد توجه قرار گیرد.بسیار پیش آمده که پس از خرید یک نرم افزار حسابداری به این نکته پی برده ایم که بسیاری از ماژول هایی را که ما نیاز داریم توسط این نرم افزار ارائه نمیشود.این اشتباه را تکرار نکنید.برای ارزیابی ماژول های حسابداری آنها را به گروهای زیر تقسیم می کنیم.
۱-ماژول های اصلی(هسته ای )
۲-ماژول های پیشرفته
۳-ابزار های توسعه یافته
که هر یک در زیر به اختصار شرح داده می شوند.
ماژول های اصلی(هسته ای)-معمولا هشت ماژول اصلی وجود دارد.این ماژول ها به این دلیل هسته ای قلمداد می شوند که تقریبا توسط اکثر نرم افزار های حسابداری ارائه می شوند و جزء نیازهای اکثر کاربران و شرکت ها می باشند.
۱.دفتر کل
۲.حسابهای دریافتنی
۳.حسابهای پرداختنی
۴.نرم افزار حقوق و دستمزد
۵.انبارداری
۶.سیستم ثبت سفارشات
۷.سیستم محاسبه بهای تمام شده
۸.مدیریت سیستم نرم افزار حسابداری
بسیاری از فروشندگان نرم افزارهای حسابداری این ادعا را دارند که ماژول های اصلی دیگری مانند گزارشات مالی ،تسهیم هزینه،بودجه بندی و صورت مغایرت بانکی نیز باید ارائه شوند.اما شخصا بر این عقیده هستم که این امکانات زیر مجموعه دفتر کل هستند و نه یک ماژول پیشرفته اضافی.
شما همیشه باید به این هشت ماژول به عنوان نقطه شروع نگاه کنید.در صورتیکه اقدام به خرید نرم افزاری کنید که این امکانات را ارائه نمی دهند،باید خود را برای انتقال اطلاعات به سایر نرم افزارها و یا محاسبه دستی این اطلاعات آماده کنید.گاهی بعضی از این ممکن است در هم ادغام شوند به عنوان مثال گاهی اطلاعات مربوط به حسابهای دریافتنی و پرداختنی در غالب خزانه داری در هم ادغام می شود.
۲.ماژول های پیشرفته-به غیر از ماژول های اصلی شرکت های نرم افزار حسابداری ماژول های دیگری را برای مشتریان خاص خود ارائه می دهد که جوابگوی آن مشتری و کار او باشد.به عنوان مثال شرکت های نرم افزار حسابداری که در بخش هایی مانند ارز یا تولید و حسابداری بهای تمام شده و یا حسابداری موسسات دولتی یا غیر انتفاعی کار می کنند توجه خود را معطوف به این ماژول ها می کنند.
۳.ابزار توسعه یافته-گاهی بعضی از خروجی های نرم افزار باید سلیقه ای باشند تا هر شرکت بتواند برگه هاو یا گزارشات خود را با توجه به نیاز خود طراحی کند.برخی از این ابزار به شرح زیر هستند:
۱-ابزار سفارشی سازی
۲-ابزار ارسال داده ها
۳-ابزار ترکیب داده ها
۴-ابزار طراحی گزارشات مالی
۵-ابزار های کمکی بر پایه-visual basic